(news:intern / 13.07.2009) Zu wissen, was intern läuft, das scheint für die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen und Institutionen und wichtiger denn je für die eigene Motivation und Leistungsbereitschaft zu sein. Zahlreiche Umfragen und  wissenschaftliche Studien der jüngsten Vergangenheit belegen das. Interne Kommunikation ist damit längst nicht mehr nur eine Frage des guten Tons oder von Ethik und Moral, sondern entscheidet ganz klar mit über Quantität und Qualität von Ergebnissen. Kommunikationsexperte Hermann-Josef Berg steht der UFZeitung Rede und Antwort.

Herr Berg, Stichwort Interne Kommunikation: Reden wir über Luxus, den man sich leistet, wenn es einem (zu) gut geht?
Diese Frage ist sehr aktuell, denn sie bewegt in Zeiten knapper Kassen momentan viele Unternehmen. Ich möchte die Antwort in ein Bild fassen: Kommunikation – intern wie extern – sind die Segel eines Schiffes, das auf Kurs gehen soll. Der Kapitän muss navigieren können, braucht fachliche und strategische Fähigkeiten, aber ohne die Segel gibt es kein Fortkommen.Wir müssen uns bewusst sein, dass Kommunikation immerhin zu 50 Prozent über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheidet. Ganz deutlich wird das im Laufe von Veränderungsprozessen – und in denen befinden wir uns ja derzeit alle, mehr oder weniger stärker als bislang. Reden wir da über Luxus?

Wie definieren Sie Interne Kommunikation? Was kann sie leisten?
Interne Kommunikation ist ein ökonomischer und sozialer Schlüsselfaktor für ein lebendiges und erfolgsorientiertes Unternehmen. Sie stellt ein Managementinstrument einer Unternehmensführung dar, die den ganzen Menschen in den Mittelpunkt rückt. Eine offene, glaubwürdige und authentische Interne Kommunikation ist deshalb ein zentraler Bestandteil einer dialogischen Unternehmenskultur. Doch wie es mit Glaubensbekenntnissen bisweilen ist, die Realität offenbart einen Widerspruch zum Anspruch. Die Ursachen sind vielschichtig und in den einzelnen Unternehmen unterschiedlich. Dabei sind Vertrauen und Verlässlichkeit die beiden wichtigsten Faktoren für Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement und letztlich Produktivität.

Dann ist die These also richtig: „Was ich meinen Mitarbeitern nicht verständlich machen kann, kann ich nicht realisieren“?
Wenn nicht gut kommuniziert wird, ist für die Mitarbeiter unklar, welche Ziele es gibt. Die Ziele müssen top-down heruntergebrochen werden – auf die zweite und dritte Führungsebene und letztlich bis zu jedem Mitarbeiter. Jeder auf seinem Platz und seiner Position muss wissen, was das Ziel oder die Veränderung für ihn spezifisch bedeutet und was von ihm erwartet wird. Da wirken keine allgemeinen Botschaften – die Informationen müssen nach unten aufgedröselt werden.

Wie wichtig ist der umgekehrte Prozess, das „bottum up“?
Den halte ich für sehr wichtig, denn Unternehmen sind keine Marionettentheater. Natürlich sollte die Führungsebene generell in etwa wissen, was an der Basis los ist. Oftmals sind aber auch die „normalen“ Mitarbeiter diejenigen, welche die Vorgänge in den speziellen Arbeitsbereichen am besten kennen und deshalb genau wissen, wo beispielsweise  optimiert werden kann. Diese Dinge können für die Entscheidungen auf Führungsebene wichtig sein und müssen folglich dorthin kommuniziert werden. Rein praktisch gibt es auf diesem Weg einige Hürden, vor allem wenn die Information über die einzelnen Hierarchieebenen nach oben weitergeleitet wird. Da trifft sie oft auf eine Lehmschicht, in der unangenehme Dinge steckenbleiben. Am besten ist es dann, Mittel und Wege für eine direkte Kommunikation der Mitarbeiter zur Führungsetage zu finden.

Wo liegen die Gründe dafür, dass Informationen nur tröpfeln, vieles versickert oder „gefärbt“ bei den Adressaten ankommt?
Gründe gibt es sicherlich viele. Ich möchte insbesondere auf einen eingehen. Kommunikation ist kein technischer Vorgang, wie das Telefonieren, sondern wird von Menschen gemacht. Das heißt, die reine Information wird oft mit eigenen Emotionen verwoben und entsprechend persönlicher Veranlagung und Interessen geschönt, gefärbt, über- oder untertrieben oder auch gar nicht weitergegeben – auf allen Ebenen und in alle Richtungen. Das macht es schwierig und ist nur durch direkte Information zu umgehen. Für etliche Menschen bedeutet es zudem Macht, viel zu wissen, und es ist – salopp gesagt – sexy, mehr zu wissen als andere.

Damit sprechen Sie eine „bewusste“ Haltung an. Ist es nicht oftmals nur Gedankenlosigkeit oder das Unterschätzen der Wirkung von Kommunikationsprozessen?
Beides ist möglich – es kann Gedankenlosigkeit sein oder auch mangelnde Kompetenz im Hinblick auf Kommunikationsprozesse. Denn zahlreiche Führungskräfte werden ja nach wie vor über ihre fachliche Qualifikation eingestellt, ohne soziale Kompetenzen nachweisen zu müssen. Oftmals ist es jedoch auch so, dass die Führungskräfte dermaßen fachlich eingebunden und fremdbestimmt sind, dass sie gar keine Zeit mehr haben, sich um die interne Übermittlung von Informationen zu kümmern. Termine, Meetings und E-Mails jagen einander und vermitteln zudem das Gefühl, pausenlos zu kommunizieren und damit genug zu tun im Hinblick auf die Weitergabe von Informationen an die Mitarbeiter. Das ist jedoch ein Irrglaube, denn das Hinterfragen und Herunterbrechen von Informationen auf nachfolgende Ebenen findet nicht statt. Und dann hat man die Situation, dass man „oben“ meint, es sei alles in Ordnung, und „unten“ zieht keiner mit. So werden Potenziale leichtfertig verspielt.

Ist Kommunikation nach innen vielleicht auch unbequemer als nach außen?
Die Antwort auf diese Frage kann man politisch geben: ja, Innenpolitik ist im Vergleich zur Außenpolitik immer das schwierigere Feld. Das hängt damit zusammen, dass Ankündigungen nach außen von den Empfängern größtenteils zur Kenntnis genommen werden. Intern werden Managemententscheidungen per se stärker hinterfragt, weil die Mitarbeiter in der Regel unmittelbar betroffen sind.

Ab welcher Betriebsgröße wird Interne Kommunikation schwierig?
Das ist nicht an Einheiten festzumachen. Ich kenne kleine Betriebe von 50 Leuten, in denen es überhaupt nicht funktioniert, und ich kenne große, weltweit agierende Konzerne, da klappt es gut. Entscheidend ist, dass die Führungspersönlichkeiten Kommunikation als Motivation begreifen und nicht als notwendiges Übel. Wenn sie es ihren Mitarbeitern vorleben und auch abverlangen sowie dazu noch die geeigneten Kanäle schaffen und Maßnahmen ergreifen, dann wird auch die interne Kommunikation irgendwann funktionieren.

Bleiben wir bei den Informationskanälen. Die Zahl der Medien ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Gibt es einen Königsweg zwischen E-Mail, Mitarbeiterzeitschrift, Intranet und Gespräch?
In der Tat steht uns heute eine riesige Auswahl an Medien zur Verfügung. Da ist die stetig wachsende Vielfalt an elektronischen Medien – Intranet, Blogs, E-Mail, Podcast, Vodcast, Handy-Radio. Da sind die Printmedien: Mitarbeiterzeitschrift, Newsletter, Wandzeitung. Da sind die Formen der Direktkommunikation: Betriebsversammlung, Abteilungsgespräch, jeder persönliche Dialog. Und da sind Exoten wie Business-TV und -Radio, Theater, Events oder Comics. Alle Formen haben ihre Vor- und Nachteile. Je technischer und distanzierter ein Medium ist, desto weniger intensiv und ehrlich wird die Botschaft klingen. Intranet und E-Mail beispielsweise sind sehr effizient, wenn es um die schnelle Vermittlung von Informationen geht. Sie haben sich auch oft als Auflöser der schon erwähnten Lehmschichten bewährt, weil dadurch die eine oder andere Nachricht unkompliziert nach oben oder unten dringt. Inhaltlich und emotional nachhaltiger sind jedoch Formen der Direktkommunikation und Printmedien. Insofern behaupte ich, es gibt den Königsweg nicht, es gibt aber wohl eine themenabhängige sinnvolle Reihenfolge.

Wie wichtig ist für Sie Direktkommunikation?
Direktkommunikation ist die Königsdisziplin. Ich wundere mich oftmals über die Ideenlosigkeit der Führungskräfte im Hinblick darauf, obwohl sie eigentlich die natürlichste und naheliegendste ist. Erklären kann ich mir dies nur durch Berührungsängste. Vielleicht, weil sie selbst unsicher sind oder Angst davor haben, nicht auf jede Frage die passende Antwort zu haben. Dabei ist das überhaupt nicht notwendig. Wichtig ist, ehrlich und authentisch das Bemühen um die Dinge zu erklären, es verständlich zu machen und dabei auch ein stückweit von sich preiszugeben.

Wie viel tägliche Arbeitszeit sollte eine Führungskraft in Kommunikation investieren?
Ich plädiere bei allen Mitarbeitern mit Leitungsverantwortung für 50 Prozent. Sie sind notwendig und machbar, da sind sich Unternehmens- und Personalberatungen heute weitgehend einig. Der Unternehmenserfolg hängt wesentlich davon ab, wie geführt, kommuniziert und mitgerissen wird. Meine Kollegen und ich sind davon überzeugt, dass große Konzerne von Managern geleitet werden müssen, die kommunikativ unglaublich stark agieren.

Thema Mitarbeiterzeitschrift: Sie zählt mit ihrer knapp über 120-jährigen Geschichte zu den „alten“ Medien. Ist sie noch zeitgemäß?
Wie schon erwähnt, haben sich in den letzten zehn Jahren die elektronischen Medien ganz klar nach vorn katapultiert, weil man über sie sehr schnell kommunizieren kann. Das hat sicherlich zwischenzeitlich auch viele Mitarbeiterzeitschriften ins Wanken gebracht und dazu geführt, dass ihr Stellenwert hinterfragt wurde. Offensichtlich merken die Unternehmen sehr schnell, dass die Mitarbeiterzeitschrift als nachhaltiges Informationsdokument nichts an Wert verloren und über die Jahre hinweg ihre hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern behalten hat. Selbst digital sehr aufgeschlossene Branchen setzen in dem Bereich wieder auf Print. Warum? Unter anderem, weil man wunderbar Hintergründe darstellen, verschiedene Aspekte eines Themas beleuchten  und unterhalten kann.

Sie sind Jury-Mitglied beim inkom. Grand Prix, dem renommiertesten MAZ-Wettbewerb im deutsprachigen Raum …
In diesem Jahr geht der Wettbewerb in die sechste Runde. Ziel es ist, die am besten gemachtesten Mitarbeiterzeitschriften zu küren. Zur Jury gehören außer mir noch fünf weitere Persönlichkeiten aus Wissenschaft und Praxis. Die Preisverleihung findet am 26. Juni statt, verbunden mit einer Fachtagung zur Internen Kommunikation. Neu in diesem Jahr: Wir werden die Urteilstiefe weiter ausbauen. Das heißt, es werden neben den besten Zeitschriften oder Zeitungen auch der beste Artikel, das beste Foto gekürt oder auch besonders gelungene journalistische Stilmittel gewürdigt. Erstmals wird fermer das Intranet ein Thema sein. Wer mehr dazu wissen möchte, der kann sich unter www.inkom-edition.de informieren.

Ein Schlusswort?
Vielleicht ist dieser Titel eines Buches von Reportage-Papst Egon Erwin Kisch hierzu besonders geeignet: „Nichts ist erregender als die Wahrheit“. Dies wäre eine Handlungsmaxime für Interne Kommunikation, die sowohl für Führungskräfte als auch für Kommunikatoren heute noch gilt.

Die Fragen stellte Susanne Hufe.


Zur Person: Hermann-Josef Berg

- mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Internen Kommunikation.
- Selbstständig seit  1992 als Freier Wirtschaftsjournalist und Kommunikationsberater.
- Redakteur bei Schott Glas, Mainz (1986 bis 1992).
- Redakteur bei Thomae/Boehringer Ingelheim, Biberach (1985 bis 1986).
- Volontär/Redakteur VWD – Vereinigte Wirtschaftsdienste, Eschborn (1978 bis 1984)
- Herausgeber Jahrbuch Interne Kommunikation.
- Chefredakteur der Nachrichtenplattform www.news-intern.de
- Geschäftsführer des Instituts für Interne Kommunikation
- Beauftragter für Interne Kommunikation im Vorstand der DPRG-Landesgruppe Hessen/Rheinland-Pfalz/Saarland